Astrid Haack, Assistentin Verwaltungsmanagement

Unvorhergesehenes als Teil des Alltags

Seit 2012 arbeite ich bei der ÖRAG als Assistentin. Ich mag die Zweigleisigkeit an meinem Job: Einerseits die Eigenverantwortlichkeit im administrativen und organisatorischen Bereich. Andererseits die fremdgesteuerten Aufgaben des Sekretariats. Häufig passiert zudem auch am Tag etwas Unvorhergesehenes, das empfinde ich als äußerst spannend!

Mein Tätigkeitsbereich ist sehr vielseitig. Er beinhaltet z. B. das Management unseres Fuhrparks – also die Betreuung sämtlicher Dienstwagen, vom Vertrag zur Dienstwagenüberlassung bis hin zu den Rechnungen für Reparaturen. Im Bereich des Telefon-Managements gehört die Bearbeitung monatlicher Rechnungen genauso zu meinen Aufgaben, wie die Bestellung neuer Telefon- oder Datenleitungen. Darüber hinaus verwalte ich die Ausgaben der Kantinenkarten der Mitarbeiter, die Zeitschriften-Abonnements, die betrieblichen Versicherungen u.v.m. Ebenso erledige ich natürlich die klassischen Assistenz-Aufgaben wie z.B. die Koordination und Vorbereitung von Terminen, Reisebuchungen etc.

In meiner Funktion bin ich Schnittstelle zu den anderen Abteilungen innerhalb unseres Unternehmens. Der tägliche Kontakt zu Kollegen/innen sowie zu Lieferanten und anderen Dienstleistungsunternehmen unterschiedlichster Bereiche macht mir besonders Spaß!

Mein typischer Tag
bei der

7:00 Uhr

Bearbeitung/Vorbereitung der eingehenden E-Mails
8:30 Uhr

Postbearbeitung und -verteilung
9:30 Uhr

Planung und Vorbereitung der anstehenden Termine
10:00 Uhr

Abstimmung aktueller Themen und Termine mit meiner Vorgesetzten
10:30 Uhr

Rechnungsbearbeitung
12.15 Uhr

Mittagspause
13:00 Uhr

Bearbeitung der Korrespondenzen
13:30 Uhr

Bearbeitung/Vorbereitung der eingehenden E-Mails
14:00 Uhr

Abstimmungen mit den direkten Kollegen und anderen Fachbereichen
14:30 Uhr

Bearbeitung und Klärungen von KFZ-Schadenfällen/Korrespondenz mit dem Versicherungsmakler und Dienstwageninhabern
15:00 Uhr

Budget: Überwachung der Betriebskosten meines Fachbereichs/ ggf. weitere Abstimmungen erforderlich